17 советов по переезду офиса - лайфхаки для руководителей
Советы по офисному переезду. Если организуете переезд офиса в первый раз или переезжали больше 3 лет назад, прочтите 17 полезных советов. Пять минуть чтения помогут сэкономить вам десятки тысяч рублей и избежать проблем 70% офисных переездов.
Составьте детальный план
Подготовка начинается за 3-12 месяцев до переезда. Чем раньше начнёте готовиться, тем меньше хаоса и суеты будет в последние дни. Как только определитесь с датами переезда, составьте пошаговый план действий. Запишите сроки решения каждой задачи, ответственных лиц, контрольные точки. Регулярный мониторинг плана поможет держать ситуацию под контролем.
Можно переехать за 2 дня без плана. В 90% случаев спешный переезд средних и больших офисов приводит к переплатам, порчи имущества, парализации работы.
Назначьте ответственного
Для координации нужно, чтобы один человек руководил переездом. Им может стать владелец бизнеса, опытный менеджер или другой сотрудник. Ответственный за переезд должен контролировать соблюдение графика, взаимодействовать с подрядчиками и держать в курсе всех сотрудников.
Если офис большой, руководителю переезда должны подчиняться начальники отделов. Без чёткой структуры управления и ответственности, переезд проходит как попало: никто ни за что не отвечает и каждый перекладывает ответственность.
Создайте контрольные списки
Разбейте задачи по переезду на этапы и составьте для каждого чек-листы. Здесь могут быть пункты о бронировании транспорта, оформлении пропусков, подготовке упаковочных материалов, распределении рабочих мест в новом офисе.
Слона лучше есть по частям, по графику. Неподъемный переезд офиса нужно делить на десятки задач с чёткими сроками и исполнителями.
Опись имущество
Перед переездом сделайте опись офисного оборудования, мебели, документов и ценностей. Это позволит лучше подобрать транспорт, грузчиков и проконтролировать сохранность вещей.
Не полагайтесь на память — внесите в опись максимум деталей, включая габариты, стоимость, инвентарные номера и прочую важную информацию. Иначе коробка с важными документами останется в старом офисе, а вы об этом узнаете через неделю после переезда.
Постарайтесь снабдить опись фотографиями всех ценных вещей. В случае неприятностей снимки помогут доказать, что стол директора повредили при перевозки.
Боевой настрой
Известие о переезде может вызвать у сотрудников стресс и тревогу. Важно вовлекать коллектив в процесс подготовки и держать людей в курсе событий. Проведите встречу, на которой подробно расскажите о плане переезда, графике и задачах для каждого сотрудника.
Неопределённость и необъятность переезда пугает работников. Гораздо проще переезжать если знаешь, что должен сделать всего 2-3 простых действия в назначенное время и понимаешь как будет проходить переезд.
Известите о новом адресе
Не забудьте заранее уведомить всех клиентов, поставщиков и деловых партнёров о смене адреса. Сделайте это как минимум за 1 месяц до переезда. Ещё раз напомните о смене адреса за неделю до переезда и через несколько дней после.
Можно запустить акцию, новые скидки или даже провести праздник в честь переезда. Таким образом вы напомните о себе клиентам и поможете ассоциировать открытие на новом месте с чем-то приятным и выгодным.
Перед переездом обновите контактные данные на вашем сайте, в социальных сетях, картах.
Переезд в несколько волн
Разделите оборудование и мебель на критично-важные и второстепенные. Начните переезд с необходимых для работы предметов, а затем перенесите остальное.
Согласуйте график работ с сотрудниками, чтобы минимизировать простои. Определите необходимое количество грузчиков и транспорта для каждого этапа.
Переезжайте планово, постепенно освобождая старый офис и обустраивая новый. Сначала в новое помещение переезжает небольшая группа сотрудников работающие с клиентами. Это даёт возможность оценить новые условия и сохранить работоспособность фирмы пока основная часть людей будет переезжать.
Тщательно упакуйте предметы
Озаботьтесь приобретением качественных упаковочных материалов заранее. Они сохранят целостность вашего офисного оборудования, мебели и документов в процессе перевозки. Продумайте маркировку каждого места, чтобы грузчики легко ориентировались и быстро расставляли вещи на новом месте. При необходимости обратитесь за помощью к профессионалам, которые предоставят упаковочные услуги в комплексе с переездом.
Избавьтесь от ненужного
Если у вас есть время, постарайтесь заблаговременно разобраться с неиспользуемым офисным имуществом и документами. Избавьтесь от старой мебели, оргтехники и прочего хлама, которые вы точно не возьмёте с собой в новый офис. Это поможет максимально разгрузить пространство и сократить объёмы перевозимых вещей. В итоге вы сэкономите время и средства на транспортировку только действительно необходимых предметов.
Найдите грузоперевозчика
Переезд офиса — более масштабный и сложный процесс, по сравнению с переездом квартиры. Здесь требуется специальное оборудование, опыт и профессиональные навыки. Поэтому мы настоятельно рекомендуем доверить эту задачу проверенной транспортной компании.
Если вы работаете в Санкт-Петербурге или Ленинградской области, закажите офисный переезд в компании Ваш Переезд СПб. Опытные грузчики бережно упакуют, перевезут и расставят имущество в новом помещении. Специалисты позаботятся о своевременном оформлении пропусков, упаковке и организации логистики, чтобы переезд прошёл быстро и без происшествий.
Заказать офисный переезд
Расчёт стоимости офисного переезда
Позаботьтесь о мелочах
Уделите внимание подключению интернета, телефонии и прочих сервисов в новом офисе. Продумайте, как будет организована доставка обедов для сотрудников в процессе переезда. Обеспечьте удобные условия для подъезда и парковки грузового транспорта. Убедитесь, что можете быстро открыть двери для проноса вещей. Если в здание есть грузовой лифт, получите к нему доступ для подъёма мебели и громоздкого имущества.
Эти мелочи повысят эффективность работы и сделают переезд максимально спокойным. Лучше подготовить всё заранее, чем судорожно носиться в день переезда по торговому центру в поисках ключей.
Создайте «бюро находок»
В суете переезда будут находиться вещи, которые сложно сразу идентифицировать и определить владельца. Чтобы не упускать время на проверки, организуйте специальное место или стол, куда каждый сотрудник сможет приносить чужие предметы. После переезда можно разобраться с находками и вернуть вещи владельцам.
Можно организовать «бюро находок» у стола секретаря или складывать найденные предметы в яркую коробку в одном из кабинетов. Желательно, чтобы за бюро находок отвечал человек, который способен вести учёт найденных вещей и оперативно скидывать фотографии в общий чат.
Чат переезда
Создайте в одном из мессенджеров специальную группу для всех сотрудников, где можно будет оперативно обсуждать текущие вопросы во время переезда. Это поможет не засорять рабочие каналы связи и быстро решать возникающие проблемы. Люди смогут выкладывать фото, делиться информацией, запрашивать помощь у коллег. Такой подход особенно полезен для компаний со штатом от 15 человек.
Памятка об общении в чате:
Будьте лаконичны.
Пишите по существу. Не дробите сообщения и сразу прикрепляйте необходимые файлы. Перепроверяйте черновик письма перед отправкой.
Придерживайтесь делового стиля.
Избегайте чрезмерного использования эмодзи, стикеров и реакций. Придерживайтесь вежливого, лаконичного тона общения. Мемы и рассказы о том какие коробки тяжёлые оставьте для чата друзей.
Осторожно с голосовыми.
Собеседник может предпочесть текстовый формат или не иметь возможности прослушать аудиозапись. Поэтому старайтесь использовать голосовые сообщения только когда нет возможности написать. Говорите кратко и по делу. Если ваш мессенджер не делает автоматическую расшифровку, кратко напишите о чём голосовое сообщение.
Отвечайте быстро.
Старайтесь реагировать на сообщения в кратчайшие сроки. Если вы не можете ответить на вопросы сразу, уточните, когда вернётесь к обсуждению. Ответ «понял, дам ответ через пять минут» лучше глухого молчания в чате.
Освободите новый офис
Если у вас есть возможность получить доступ к новому офису заранее, используйте это время с пользой. Убедитесь, что в офисе не осталось чужих вещей и мебели. Проведите уборку помещений, установите интернет, телефонию и другие необходимые коммуникации. Так вы сможете приступить к переезду и расстановке мебели сразу после въезда, а не тратить время на подготовительные работы.
Возможно вам повезёт и вы получите чистый офис без мусора, пыли, грязи и старых вещей. Однако, лучше убедиться в этом заранее, чем тратиться драгоценные часы во время переезда.
Не экономьте на транспорте
При подборе автотранспорта для переезда руководствуйтесь простым правилом — чем больше грузоподъёмность и внутренний объем, тем лучше. Это позволит перевезти все необходимое за меньшее количество рейсов, а значит, сократить временные и финансовые затраты. Также следите, чтобы машина была технически исправной и соответствовала требованиям безопасности.
По нашему опыту сотрудники офисов склонны недооценивать объём перевозим вещей. Если сотрудники говорят, что всё влезет в одну газель, то потребуется минимум 2 машины для перевозки.
Заказать машину для переезда
Обращайтесь к специалистам
Если вы хотите, чтобы ваш офисный переезд прошёл максимально быстро, эффективно и без лишнего стресса, доверьте его организацию профессионалам. Компании, специализирующиеся на офисных переездах, располагают всеми необходимыми ресурсами — от специального оборудования до опытной команды грузчиков. Они возьмут на себя упаковку, погрузку, перевозку и расстановку вашего имущества в новом помещении.
Если переезжает в Санкт-Петербурге или Ленинградской области позвоните в Ваш Переезд СПб по номеру: 8 (812) 921-77-97
Используйте возможности!
Перед переездом пересмотрите рабочие процессы и подумайте как их улучшить. Возможно стоить посадить менеджеров и рекламщиков в соседние кабинеты, чтобы упростить коммуникацию. Или выделить под бухгалтерию кабинет побольше. Или вообще пересмотреть организацию. Переезд позволяет проще внедрить новые порядки, правила и подстроить новый офис.
Переезд может стать информационным поводом для рекламы и привлечения новых заказчиков. Кроме того, более просторное помещение открывает возможности для дальнейшего роста и развития бизнеса.
Фотографии офисного переезда
Упаковываем офисные вещи
Упаковываем офисную мебель
Процесс упаковки мебели
Подготовка мебели к переезду
Офисный переезд
Погрузка во время переезда
Поднимаем крупную технику
Такелажные работы
Погрузчик и фура
Погрузка оборудования
Газели для переезда
Фуры для перевозки
Заказать переезд офиса
Вопросы об офисном переезде
Как правильно выбрать новое помещение для офиса?
При выборе нового офисного помещения обратите внимание на несколько важных моментов:
• Расположение – офис должен быть удобно расположен для сотрудников и клиентов. Обратите внимание на доступность общественного транспорта, парковки, наличие кафе и других инфраструктурных объектов поблизости.
• Площадь и планировка – новый офис должен быть достаточно просторным, чтобы вместить всех сотрудников. В новом месте должны быть необходимые рабочие зоны, переговорные, места для отдыха. Тщательно оценивайте планировку, чтобы она соответствовала специфике вашей деятельности.
• Технические характеристики – обратите внимание на качество отделки, работоспособность инженерных систем, наличие интернета, телефонии и других коммуникаций, необходимых для работы.
Как организовать временную работу офиса во время переезда?
Для бесперебойной работы вашего бизнеса важно заранее продумать, как будет организована временная работа офиса во время переезда. Вот несколько вариантов:
• Арендовать небольшое временное помещение, например, коворкинг, чтобы сотрудники могли комфортно работать.
• Организовать удалённую работу – предоставить сотрудникам возможность трудиться из дома с использованием облачных сервисов и средств видеосвязи.
• Распределить команду – часть сотрудников могут временно работать из дома, а другая часть – в новом офисе.
Важно согласовать с командой возможные варианты и выбрать оптимальный с учётом специфики вашей деятельности.
Как обеспечить сохранность документов и конфиденциальной информации при переезде?
Особое внимание при офисном переезде следует уделить безопасности документов и других носителей информации. Вот несколько рекомендаций:
• Архивируйте и упаковывайте документы отдельно от остального офисного имущества. Используйте специальные крепкие архивные коробки. В идеале складывать документы в файлы, файлы подшивать в подписанные папки. Папки складировать в коробки с подписями, например: «договора 2023 год».
• Позаботьтесь о надлежащем хранении жёстких дисков, флеш-накопителей и другой цифровой техники. Она должна быть отключена, упакована и перевезена под надзором ответственных лиц.
• Обеспечьте постоянный контроль за перемещением конфиденциальных материалов. Фиксируйте их местонахождение на каждом этапе переезда.
• По возможности, откажитесь от физических носителей информации в пользу облачного хранения данных. Это значительно упростит процесс переезда.
Как организовать питания для сотрудников во время переезда?
Комфортные условия для сотрудников – один из ключевых факторов успешного офисного переезда. Позаботьтесь о том, чтобы в процессе переезда у сотрудников была возможность полноценно питаться:
• Заключите договор с поставщиком готовых обедов, чтобы они осуществляли доставку в новый офис в дни переезда.
• Организуйте кейтеринговое обслуживание – закажите для сотрудников лёгкие закуски, напитки, сэндвичи.
• Предоставьте возможность разогрева принесённой еды. Обеспечьте новый офис необходимой кухонной техникой.
• По возможности, заранее приобретите и установите кофе-машины, чайники, а также запас чая, кофе и снеков.
Как подготовить сотрудников к переезду?
Чтобы переезд прошёл максимально гладко, важно заблаговременно подготовить к нему сотрудников:
• Доведите до команды все необходимые детали переезда – сроки, этапы, логистику. Чётко распределите обязанности.
• Организуйте тренинги или семинары, посвящённые переезду. Расскажите, как будет организован процесс, какие изменения ждут сотрудников.
• Выявите ключевые опасения и возможные сложности, с которыми могут столкнуться сотрудники. Заранее подготовьте решения.
• Создайте комфортную психологическую атмосферу, поощряйте инициативу и вовлеченность команды в процесс переезда.
Как обеспечить работоспособность IT-инфраструктуры в новом офисе?
Бесперебойная работа IT-систем – один из ключевых факторов для успешного функционирования офиса после переезда. Чтобы избежать простоев, важно заранее позаботиться о следующем:
• Организуйте тщательное картографирование существующей IT-инфраструктуры, чтобы понять, какое оборудование и коммуникации нужно перевезти.
• Договоритесь с интернет-провайдером о подключении высокоскоростного интернета в новом офисе до начала переезда.
• Обеспечьте резервирование ключевых систем и данных на случай непредвиденных ситуаций.
• Определите ответственных сотрудников, которые будут курировать перенос и настройку IT-оборудования.
• Продумайте, как временно организовать работу сотрудников в период перехода в новый офис.
Как правильно распределить мебель и оборудование в новом офисе?
Эффективная организация пространства имеет большое значение для комфортной работы сотрудников и гостей офиса. При расстановке мебели, обеспечении освещённости помещения руководствуйтесь СанПиН 2.2.4.3359-16 Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах.
А вот несколько простых советов по распределению мебели и оборудования:
• Внимательно изучите планировку нового офиса и распределите помещения по функциям – рабочие зоны, переговорные, зоны отдыха и т.д.
• Расставьте мебель и оборудование таким образом, чтобы обеспечить максимальную эргономичность и рациональное использование пространства.
• Организуйте отдельные зоны для хранения документов, оргтехники, предметов интерьера.
• Предусмотрите достаточно свободного пространства для передвижения сотрудников и посетителей.
• При размещении мебели учитывайте естественное освещение, вентиляцию и другие важные факторы.
Как правильно организовать логистику переезда?
Успех офисного переезда во многом зависит от грамотной логистической подготовки. Вот на что стоит обратить внимание:
• Согласуйте с управляющей компанией нового офиса время и условия для разгрузки/погрузки. Учтите возможные ограничения по времени, размеру транспорта и другие нюансы.
• Определите наиболее удобные и безопасные маршруты движения грузового транспорта, пути подъезда к зданию.
• Организуйте парковочные места для грузчиков и спецтехники в день переезда.
• Обеспечьте сопровождение грузов ответственными сотрудниками на всех этапах перевозки.
• Предусмотрите запасной вариант на случай непредвиденных ситуаций с транспортом или дорожной ситуацией.
Как оценить эффективность проведённого офисного переезда?
Подводя итоги офисного переезда, важно оценить его эффективность по ряду критериев:
• Соблюдение сроков и бюджета – уложились ли вы в запланированные рамки по времени и финансам?
• Отсутствие простоев в работе – смогли ли вы обеспечить бесперебойную деятельность офиса в период переезда?
• Сохранность имущества – все ли предметы были доставлены в целости и сохранности?
• Удовлетворённость сотрудников – оцените, довольны ли они новыми условиями работы.
• Эффективность новой офисной среды – как новое помещение соответствует потребностям бизнеса?
Объективно проанализировав эти показатели, вы сможете сделать выводы об успешности проведённого переезда и учесть наработанный опыт в будущем.
Остались вопросы об услугах?
Позвоните нам по телефону:
Либо отправьте нам сообщение:
«Ваш Переезд» Санкт-Петербург и Ленинградская область 2010-2024 г. Наши услуги:
Телефон: 8 (812) 921-77-97. E-mail: vash-pereezd.spb@yandex.ru. Адрес: Санкт-Петербург, ул. Стахановцев д. 14 к.1.