Как организовать переезд офиса?
Как правильно организовать переезд офиса? Разберём причины для переезда офиса. Цены на офисный переезд. Особенности подготовки и организации. Полезные советы, которые помогут сэкономить на переезде.
Причины для переезда офиса
- Улучшение логистики.
- Выгодные условия аренды.
- Расширение или сокращение штата.
- Комфортные условия для сотрудников.
- Желание произвести впечатление.
- Изменение компании.
- Работа в новом регионе.
1. Улучшение логистики
Расположение рядом с транспортными узлами, деловым центром города удобно для персонала и клиентов. Важен также имидж района и деловая репутация. Удачный адрес формирует положительный образ компании.
Фраза «у нас офис в центре города» звучит привлекательно. Когда говорят «офис на окраине, за старыми складами», начинаешь задумываться о состоятельности фирмы. Для оптового продавца недорогих тканей или бюджетного грузоперевозчика, офис на окраине подойдёт. Для агентства недвижимости или студии дизайна лучше найти офис ближе к центру или метро.
2. Выгодные условия аренды
С 2020 года компаниям пришлось переходить на удалёнку. Благодаря увеличению количества офисных площадей и возросшей конкуренции для арендаторов стало легче найти недорогой, расположенный в центре города офис.
3. Расширение или сокращение штата
Если компания расширяется, нужно больше места. Если штат уменьшается — фирма переезжает в офис поменьше, чтобы уменьшить расходы на аренду и ЖКХ. Новый офис с нужной площадью улучшит условия труда или поможет сэкономить.
4. Комфортные условия для сотрудников
Больше места, офис с комнатной отдыха или местоположение в пяти минутах ходьбы от метро — упрощают процесс найма. Люди охотней идут на работу в приятные офисы, до которых легко добраться.
5. Желание произвести впечатление
Если принимаете клиентов, знайте — офис витрина компании. Декор и дизайн демонстрирует насколько молодая, традиционная или технологичная фирма. Переезд в офис в небоскребе, в центре города изменяет восприятие фирмы.
Выбранное здание, дизайн интерьера, местоположение и стиль передают невербальное послание посетителям. Компания с офисом в центре города сделанном в стиле хайтек производит впечатление современности, дороговизны, элитарности. Офис похожий на склад, напротив создаёт ощущением экономности и традиционности.
6. Изменение компании
Стиль, особенности и цель компании меняются по мере развития. Переезд позволяет обновить рабочее пространство. Новые методологии, такие как гибридная работа, бережливое производство, гибкое рабочее место сложно внедрять в душном традиционном офисе.
В новом офисе проще создать открытые рабочие пространства, зоны для совместной работы, зоны отдыха и обеденные зоны. В новом месте легчи реализовать свежие задумки.
7. Работа в новом регионе
Открытие филиала или выход на международный рынок вынуждают менять офис. Он должен быть удобен для работы с местными клиентами и партнёрами. Переезд поможет компании адаптироваться к новым условиям и наладить взаимодействие с региональными контрагентами.
Сколько стоит переезд офиса?
- Затраты на переезд.
- Затраты на оснащение.
- Потеря рабочего времени.
- Сопутствующие расходы.
1) Затраты на переезд
Упаковка — чтобы быть уверенным в сохранности мебели и предметов, нужно использовать прочные упаковочные материалы. Купите коробки, мешки, плёнку в транспортной компании за 1000 — 3000 рублей. Либо закажите упаковку бытовой техники, оборудования и мебели профессиональным грузчикам и упаковщикам за 2500 — 6000 рублей и получить упаковку в подарок.
Транспорт и грузчики — расходы зависят от города, размера офиса, дальности перевозки, заказываемых услуг.
Средний переезд офиса на 10-15 рабочих мест с четырьмя грузчиками и двумя машинами обойдется в Санкт-Петербурге в 2024 году в 10-15 тысяч рублей. Переезд офиса на 30+ мест в СПб стоит уже 25-35 тысяч рублей.
Хранение — перерыв между днём выезда и днём заселения, или временно ненужные предметы вынудят заказать услуги хранения.
В Петербурге вещи отдают на хранение в Мобиус, Safebox, Prostor, СкладОК. Стоимость хранение начинается от 1500 рублей за месяц использования 3-5 м³. Коммерческие склады могут предоставить от 3м³ до 40м³. Соответственно если нужно на пару недель складировать пять офисных стульев, столов и стеллажей готовьтесь отдать ещё 4-6 тысяч рублей за склад.
2) Затраты на оснащение
Ремонт — новое офисное помещение не будет такого же размера и формы, как старое. Может потребоваться ремонт или перепланировка помещения. Подсчитать затраты на эту статью расходов невозможно. Всё зависит от размера офиса, запросов, условий аренды, состояние помещения.
Можно заехать в офис готовый и потратить 0 рублей на ремонт и перепланировку. Либо взять убитое помещение, закрепить в договоре стоимость аренды, получить скидку на первые полгода в счёт ремонта и потратить 400 тысяч рублей на переделку нового офиса.
Мебель и оборудование — эти расходы возникнут в том случае, если обновите офисную мебель, бытовую технику или технологии работы. Либо, если увеличиваете размеры офиса и покупаете новое оборудование.
Мелочи — после смены арендаторы часто докупают мелочи. Новые картины, вывески на двери, коврики, папки для новых бумаг. В среднем, на мелочи тратят от 1 до 10 тысяч рублей.
3) Потеря рабочих дней
Стремительный переезд занимает не меньше двух дней. В некоторых случаях подготовка к переезду, перевозка, разборка вещей и подготовка к работе в новом офисе может занять больше недели. А когда вы закрываетесь даже на два дня, бизнес теряет деньги.
4) Сопутствующие расходы
Изменение адреса офиса везде. Документы, визитные карточки, контракты, объявления и все, где упоминается адрес компании. Порой сопутствующие расходы могут доходить до 5—20 тысяч рублей.
Расчёт стоимости офисного переезда:
Как подготовиться к офисному переезду
Избавьтесь от хлама
Переезд — повод избавиться от ненужных файлов и вещей, захламляющих офис. Проведите ревизию документов, выбросьте устаревшие и неактуальные.
Сохраните данные
Сфотографируйте расположение проводов и кабелей, чтобы легко настроить технику после переезда. Скопируйте файлы в облако или на внешние носители, чтобы не потерять. Убедитесь, что документы сложены в коробки и помечены ярким маркером.
Упакуйте с умом
Сотрудники могут самостоятельно упаковать бумажные документы, книги и личные вещи. Для офисной мебели и оборудования лучше нанять профессиональных грузчиков.
Маркируйте все
Маркировка — ключ к эффективному переезду. Наклейте на коробки информативные ярлыки, указывающие содержимое и место расположения. Например так: «Бухгалтерия — Договора 2023». Подписывайте коробки яркими маркерами со всех сторон. Выберите цвета для отделов, это упростит и ускорит сортировку вещей на новом месте.
Не забудьте про IТ
Привлеките IT-специалистов для переноса серверов, компьютеров, телефонов и другой техники. Они проследят, чтобы все было правильно подключено и настроено.
Упаковка декора
Картины, растения, часы и другие элементы оформления также нужно аккуратно упаковать. Особо ценные предметы лучше застраховать.
Список вещей
Составляйте список мешков, коробок, предметов. Например: «Отдел кадров 5 коробок, два стола, 4 стула, 1 шкаф». Этот список понадобиться, чтобы быстро проверить вещи и ничего не забыть.
Надёжная упаковка
Упакуйте мебель и оборудование в гофрокартон и плёнку. Хрупкие вещи дополнительно защитите мягкой пузырчатой плёнкой или тканями. Надёжная упаковка мебели и техники делается по принципу многослойного кокона: пузырчатай плёнка, гофрокартон, стрейч-пленка.
Фотографии офисного переезда
Упаковываем офисные вещи
Упаковываем офисную мебель
Процесс упаковки мебели
Подготовка мебели к переезду
Офисный переезд
Погрузка во время переезда
Поднимаем крупную технику
Такелажные работы
Погрузчик и фура
Погрузка оборудования
Газели для переезда
Фуры для перевозки
Заказать переезд офиса
Как безопасно перевезти офисную мебель
Подготовка мебели к переезду
За 1-2 дня до даты переезда попросите сотрудников упаковать личные вещи с рабочих мест и промаркировать коробки.
Из шкафов и столов лучше убрать содержимое и упаковать в промаркированные коробки.
Офисные шкафы и столы следует перевозить с закрытыми ящиками. Чтобы избежать открывания ящиков тщательно запакуйте мебель.
Разберите громоздкую и тяжёлую мебель. Так вещи будет легче вынести. Болтики, крепления и элементы складывайте в пакеты и приклеивайте к мебели чтобы не потерять.
Попросите сотрудников расчистить проходы для беспрепятственного выноса мебели.
Безопасность важна
Не поднимайте тяжёлые предметы самостоятельно — это опасно для здоровья. Доверьте перемещение мебели профессиональным грузчикам.
Следите, чтобы коробки и мебель были правильно упакованы и размещены в транспорте: тяжёлое внизу, лёгкое сверху.
Следите, чтобы сотрудники не совершали опасных действий, например, не использовали стулья вместо стремянок.
Мувинговая компания
Перепоручение переезда мебели профессионалам — оптимальный вариант. Профессиональные грузчики знают как правильно упаковать, перенести и погрузить офисную технику и мебель. Кроме того, редкий офисный переезд обходится без грузовых машин.
Как сэкономить на переезде?
- Планируйте и готовьтесь заранее, чтобы принять взвешенное решение и воспользоваться скидками. Требуйте расчёт стоимости переезда. Сравнивайте сметы, а не рекламные предложения. В рекламе переезд офиса может стоит от 2900 рублей, а по факту обойтись в десять раз дороже. Компания честно пишущая что офисный переезд будет стоить 10 000 рублей перевезёт вещи дешевле фирмы предлагающей переезд офиса за копейки.
- Учитывайте будущие потребности. Тщательно продумайте текущие потребности в офисных помещениях и потребности ближайшего будущего. Если быстро растёте, подумайте о том, чтобы выделить больше места, чем нужно сейчас, чтобы избежать повторного переезда в краткосрочной перспективе.
- Исследуйте и сравнивайте компании по переезду. Воспользуйтесь рейтингом: 9 лучших компаний 2024 года.
- Рассмотрите возможность переезда в межсезонье. Переезжайте в межсезонье (зимой или осенью), когда цены ниже.
- Избавьтесь от ненужных предметов. Перед переездом продайте, подарите или выбросьте сломанную, ненужную или устаревшую мебель и оборудование. Проводите рекламные акции, чтобы заработать на избыточных запасах, и уничтожайте ненужные документы, чтобы было меньше вещей.
- Получайте предложения и ведите переговоры. Не платите первую указанную сумму грузоперевозчику, дизайнеру интерьера или управляющей компании. Поторговавшись получиться выбить скидки, подарки или бонусы.
- Вместо того, чтобы заставлять компанию по переезду упаковывать бумаги и расходные материалы, попросите сотрудников присоединиться и устроить вечеринку для мотивации.
- Не платите за новую мебель. Купите вещи на досках объявлений со скидкой 50-60%.
Вопросы об офисном переезде
Как правильно организовать документооборот при переезде офиса?
Какие меры предосторожности стоит предпринять при перевозки IT-оборудования?
Как обезопасить офисные растения при переезде?
Какие меры предосторожности нужно учесть при переезде документов?
Как организовать питание сотрудников во время переезда офиса?
Остались вопросы об услугах?
Позвоните нам по телефону:
Либо отправьте нам сообщение:
«Ваш Переезд» Санкт-Петербург и Ленинградская область 2010-2024 г. Наши услуги:
Телефон: 8 (812) 921-77-97. E-mail: vash-pereezd.spb@yandex.ru. Адрес: Санкт-Петербург, ул. Стахановцев д. 14 к.1.