Чек-лист для переезда офиса – план офисного переезда
Планируете переезд офиса? Не пытайтесь всё держать в голове – это верный путь к стрессу и ошибкам. Скачайте наш подробный чек-лист и следуйте пунктам, чтобы переезд прошёл плавно и без лишних затрат.
За полгода до переезда
Начните готовиться к переезду в новый офис за полгода. Чем раньше вы приступите к организации, тем легче и дешевле пройдёт смена офиса.
Что нужно сделать за полгода до переезда?
☑ Пересмотрите условия аренды офиса
☑ Поиск нового офиса
☑ Составьте бюджет
☑ Планирование переезда
Пересмотрите условия аренды офиса
Изучите условия договора. Обратите внимание на пункты, связанные с завершением аренды. Так вы обезопасите себя от неприятных сюрпризов. Кроме того, не забудьте уведомить владельца помещения о намерении съехать заранее. Многие владельцы помещений просят сообщать о расторжении договора за несколько месяцев до выезда.
Помните, что есть три способа расторжения договора:
1) Расторжение договора по соглашению сторон предусмотрено частью 1 статьи 450 Гражданского кодекса Российской Федерации. В этом случае арендатор и арендодатель совместно приходят к решению о прекращении аренды.
2) Расторжение договора в одностороннем порядке возможно когда в срочном договоре есть право арендатора досрочно отказаться от аренды по причине или без, направив уведомление. Подробней об этом можно прочитать в статье 450, 610 и 620 ГК РФ.
3) Через суд — если есть одно из следующих обстоятельств:
- В помещении появились недостатки, которых не было до въезда.
- Помещение сгорело, затоплено, разрушено или пришло в негодность.
- Помещение нуждается в капитальном ремонте, но арендатор не делает ремонт.
- Арендодатель препятствует использованию помещения.
- По другим основаниям, вписанным в договор, например, при банкротстве.
- При форс-мажорных обстоятельствах.
Зачем расторгать договор заранее?
Вы обязаны вносить арендную плату за помещение пока не расторгните договор. Даже после переезда, вам придётся платить за старое помещение до момента расторжения договора. Более того, вас могут обязать заплатить компенсацию за отказ от аренды без веской причины. Поэтому, проверьте условия расторжения договора аренды и соблюдайте все юридические формальности.
Иначе, может получится так: предприниматель арендовал 16 кв.м торговой площади, но не начал торговлю. Он направил соглашение о прекращении договора, но арендодатель его не подписал. Суд постановил, что арендатор должен платить арендную плату, пени и штраф за нарушение правил торгового центра, несмотря на кратковременное использование помещения. В итоге предприниматель заплатил: 87 тысяч рублей арендной платы, 47 тысяч рублей пени и 20 тысяч рублей штрафа. Плюсом оплатил судебные издержки.
Поиск нового офиса
Подыскивая новое помещение для бизнеса, расставьте приоритеты. Что для вас важнее: местоположение, размер, ремонт, стоимость, наличие инфраструктуры рядом. Составьте список требований к будущему офису в порядке убывания по степени важности.
Выбрав подходящий офис, внимательно изучите все его особенности. Прогуляйтесь по помещению, оцените состояние ремонта, проверьте работоспособность инженерных систем, уточните нюансы. Составьте подробный чек-лист вопросов, чтобы ничего не упустить.
Чек-лист для выбора помещения может выглядеть так:
☐ Достаточно площади?
☐ Стоимость аренды: укладывается ли в бюджет компании?
☐ Юридические аспекты: есть ли необходимые разрешения и документы?
☐ Состояние помещения: требуется ли ремонт и сколько он будет стоить?
☐ Местоположение: доступность для сотрудников и клиентов?
☐ Коммунальные платежи: включены ли они в арендную плату?
☐ Инфраструктура: наличие парковки, кафе, магазинов, других удобств?
☐ Безопасность: есть ли охрана, камеры видеонаблюдения?
☐ Предоставляемые услуги: интернет, уборка, обслуживание коммуникаций?
☐ Возможность модернизации: можно ли переоборудовать помещение под свои нужды?
☐ Наличие свободных площадей: возможность расширения в будущем?
☐ Отзывы других арендаторов: нет ли у них претензий к арендодателю?
☐ Компании поблизости: сколько рядом прямых и косвенных конкурентов?
☐ Примечание: что вы заметили при осмотре офиса и разговоре с арендатором?
Составьте бюджет
Заранее обсудите и согласуйте расходы. Если у вас большая команда, разумно планировать переезд вместе с начальниками отделов или ключевыми специалистами. Возможно кому-то нужно помещение побольше, новая мебель или оборудование.
Примерные статьи расхода на переезд:
1) Аренда нового офиса.
- Первый и последний месяц аренды.
- Залог или депозит.
- Комиссия агентства недвижимости.
2) Отделка и ремонт нового офиса.
- Демонтаж старого оборудования и элементов ремонта.
- Ремонт стен, пола, потолка офиса.
- Электрика, сантехника, вентиляция.
- Покупка и установка мебели, оргтехники, оборудования.
3) Переезд в новое помещение.
- Упаковка офисной техники, мебели, документов.
- Работа профессиональных грузчиков, аренда машины.
- Аренда спецтехники (автокран, манипулятор и т.д.).
- Упрощённая прибыль связанна с простоем компании во время переезда.
- Расходы на смену адреса, вывесок, уведомления клиентов о переезде.
4) Юридическое сопровождение
- Расторжение старого договора аренды.
- Оформление нового договора аренды.
- Регистрация изменений в юридическом адресе.
5) Непредвиденные расходы.
- Страхование вещей во время переезда.
- Дополнительные расходы, не учтённые в бюджете.
Планирование переезда
1) Выбор ответственных
За переезд и подготовку должны отвечать конкретные люди. Это поможет избежать перекладывания обязанностей и нарушения сроков. Можно установить дополнительные поощрения и штрафы, связанные с организацией переезда.
Список ответственных может выглядеть так:
Руководитель переезда — заместитель директора;
Помощник руководителя переезда — секретарь;
Начальники отделов отвечают за подготовку отделов к переезду:
- своевременный сбор и упаковку вещей, документов, мебели.
- после переезда руководители и работники отделов должны будут распаковать и расставить вещи.
Перед переездом создаётся фонд премирования в размере 25 тысяч рублей. В случае успешного переезда фонд премирования будет распределён между руководителем переезда, помощником и начальниками отделов. Если во время переезда часть имущества компании будет утеряна или повреждена, либо переезд займёт более двух выходных дней, деньги на покрытие ущерба будут взяты из фонда премирования. Если фонда премирования не хватит для покрытия ущерба, деньги будут взяты из фонда премирования ответственных за переезд сотрудников.
2) Планирование и график
Важно учесть все этапы переезда, включая подготовку, упаковку, размещение оборудования, перевозку и распаковку. Каждый этап должен быть чётко сформулирован и согласован с командой ответственных лиц. Помните, что возможны задержки. Оставьте запас времени между этапами, для устранения проблем.
У каждого этапа должно быть название, сроки выполнения и ответственные лица. Например: «Выбор нового офиса с 10.07.2024 по 20.07.2024 ответственный заместитель директора Андреев А. В.».
3) Коммуникация с сотрудниками
Работники должны быть проинформированы о предстоящем переезде, его причинах и планах. Обсуждения и возможность задать вопросы помогут сотрудникам быть в курсе происходящего.
Если планируется переезд большого офиса, обсудите вопросы с руководителями за несколько месяцев. Попросите начальников отделов донести информацию до сотрудников. Лучше рассказать все «из первых уст» и пресечь распространение слухов.
За месяц до переезда
Что нужно сделать за месяц до переезда?
☑ Составьте план расстановки мебели.
☑ Проверить мебель и технику.
☑ Проверьте коммуникации.
☑ Уточнить параметры помещения.
☑ Предупредить арендодателя.
☑ Сообщить клиентам о переезде.
☑ Заказать пропуска.
☑ Очистка старого офиса.
☑ Упакуйте вещи.
1) План расстановки мебели и рассадки сотрудников.
Это поможет распределить места и понять, чего не хватает. Нарисуйте план нового офиса с размерами и посмотрите вся ли мебель и офисная техника входят.
Делать на глаз нельзя, нужны точные размеры и наглядная демонстрация. Иначе окажется, что в плане указано четыре стола, а по факту в кабинете помещается только два. Или выясниться, что в кабинете где должны сидеть четыре сотрудника с компьютерами, чайником и принтером всего одна розетка.
2) Проверить мебель и технику.
Всё ли целое и исправно работает? Успеют ли привезти заказанную мебель и технику в новый офис? Ответственные успели избавиться от старой мебели и ненужного оборудования?
3) Проверьте коммуникации.
☐ Интернет и телефоны.
☐ Розетки и электричество.
☐ Вода и санузлы.
☐ Вентиляция и окна.
Количество телефонных линий и скорость работы интернета. Всё нужно подключить заранее, чтобы избежать сюрпризов после переезда. Без телефона и интернета работа офиса может встать на несколько дней.
На каждое рабочие место должна приходиться одна информационная розетка для подключения к интернету и одна двойная электрическая розетка. Если розеток недостаточно, узнайте как устроена кабельная система и стоимость её изменения под ваши нужды.
Проверьте насколько далеко от офиса находятся краны и санузлы. В среднем, на 15 сотрудников должен приходится 1 унитаз и 1 умывальник.
Уточните, каким образом осуществляется вентиляция офисных помещений. Если нет возможности открывать окна, нормой считается воздухообмен пять раз в час. Если можно открывать окна, достаточно двух воздухообменов в час. Узнайте есть ли центральное кондиционирование и когда последний раз проводилась дезинфекция систем вентиляций.
4) Уточнить параметры помещения.
Как работает пропускная система в здание? Какая пропускная способность входов? Насколько удобно искать ваш офис в здание?
Если это актуально, уточните грузоподъёмность и количество лифтов, доступность зоны погрузки и разгрузки. Узнайте где могут парковаться ваши сотрудники и клиенты. Проверьте как работает система охраны и противопожарная система.
Нюансы важны. Один из наших клиентов перевёз компанию в новый офис, поближе к метро и с выгодными условиями аренды. Однако выяснилось, что в новом здание клиентам приходится сначала брать штурмом пост охраны, а потом долго блуждать по лабиринтам коридоров. Через три месяца пришлось снова переезжать.
5) Предупредить арендодателя.
За несколько недель до дня переезда проверить, нет ли задолженностей перед старым арендодателем. Бывает так, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выехать из офиса невозможно, так как у администрации есть вопросы к компании. Придется перенести переезд офиса, а это — нарушение рабочего процесса и лишние затраты.
6) Сообщить клиентам о переезде.
Можно сделать e-mail и смс рассылку, указав новый адрес и дату, с которой вас можно будет там найти. Если у вашей компании есть сайт, страницы в социальных сетях, блоги, странички на картах — используйте их для дополнительного оповещения о смене адреса.
7) Заказать пропуска.
Для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не возникло проблем при переезде. Убедитесь, что грузовик сможет спокойно встать для погрузки и разгрузки.
8) Очистка старого офиса.
Спланируйте уборку помещения, демонтаж корпоративной атрибутики и возвращение офиса в первоначальное состояние. Данные работы должны быть закончены за несколько дней до переезда.
9) Упакуйте вещи
За несколько дней до переезда начните собирать мебель, вещи, технику, документы. Соберите и упакуйте в коробки все небольшие предметы. Маркируйте каждую коробку цветным маркиром с разных сторон. Маркировка должна включать название кабинета и описание содержимого коробки: «Бухгалтерия - Договора 2022».
Мебель и технику лучше упаковывать по принципу «кокана»: слой гофрокартона, затем слой пузырчатой плёнки и слой стрейч плёнки. Лучше потратить пару часов и тысяч рублей на упаковку, чем поцарапать стол за 10 тысяч и повредить монитор за 20 тысяч рублей.
В день переезда
Что нужно сделать в день переезда?
☐ Проверить упаковку вещей.
☐ Согласование с перевозчиками.
☐ Ответственный за погрузку и разгрузку.
☐ Погрузка и разгрузка.
☐ Будьте готовы к форс-мажорам.
Проверить упаковку вещей
Убедитесь, что все вещи аккуратно запакованы, особенно хрупкие предметы. Проверьте состояние коробок — нет ли повреждений. Соберите вещи, которыми пользовались до последнего момента.
Составьте подробный список всего, что нужно перевезти. Сколько коробок, столов, шкафов и других вещей будете перевозить. Список поможет быстро проверить все ли вещи погрузили, довезли, выгрузили.
Согласование с перевозчиками
Свяжитесь с транспортной компанией и напомните о заказе. Нормальные фирмы сами контролируют вас заказ и предупреждают в случае форс-мажорных обстоятельств. Однако, луче перестраховаться и напомнить о себе.
Проверьте, правильно ли указаны адрес, время и количество вещей. Ещё раз уточните цену и примерную длительность переезда. Даже надёжные фирмы иногда допускают ошибки. Лучше все перепроверить.
Ответственный за погрузку и разгрузку
Выберите человека контролирующего погрузку и разгрузку. Дайте ему список все вещей и коробок. Его задача при погрузки отмечать галочками погруженные вещи. При разгрузки он должен не только отмечать переехавшие вещи, но и говорить грузчикам в какой кабинет их нести.
Несмотря на наличие маркировки, не все могут понять что коробки с надписью «Бухгалтерия» нужно нести в кабинет №3, а большой стол в кабинет №7.
Распределяйте вещи сразу по кабинетам. Это сэкономит время на распаковке. Маркировка коробок поможет быстрее найти нужное.
Погрузка и разгрузка
Порядок загрузки имеет значение. Сначала грузят крупную технику, затем мебель и коробки. Тяжёлые вещи ставят ближе к кабине, лёгкие — сверху или у выхода. При разгрузке действуют в обратном порядке: сначала выносят лёгкие вещи, потом тяжёлые, мебель и в последнюю очередь — технику.
Будьте готовы к форс-мажорам
Договоритесь с ещё одной фирмой грузоперевозчикам о том что вам могут понадобиться их услуги в случае форс-мажоров с выбранным перевозчикам.
Забейте в заряженный телефон номера всех важных сотрудников, арендодателей, охраны и администрации нового офиса, экстренных служб на случай возникновения непредвиденных ситуаций.
Остались вопросы об услугах?
Позвоните нам по телефону:
Либо отправьте нам сообщение:
«Ваш Переезд» Санкт-Петербург и Ленинградская область 2010-2024 г. Наши услуги:
Телефон: 8 (812) 921-77-97. E-mail: vash-pereezd.spb@yandex.ru. Адрес: Санкт-Петербург, ул. Стахановцев д. 14 к.1.